Virtuall Assistanz
Wir suchen jemanden, der Zahlen im Griff hat, Prozesse liebt und Verantwortung übernimmt.
Diese Rolle ist entscheidend für unseren Cashflow, unsere finanzielle Klarheit und saubere Abläufe im Hintergrund.
Wenn du Struktur brauchst, Ordnung liebst und Dinge zuverlässig zu Ende bringst, lies weiter.
Ziel der Rolle
Du stellst sicher, dass Rechnungen, Zahlungen, KPIs und Finanzprozesse korrekt, aktuell und übersichtlich laufen – ohne ständiges Nachfragen.
Du arbeitest selbstständig, denkst mit und verbesserst bestehende Systeme.
Aufgaben
Deine Kernaufgaben
Zahlungs- & Rechnungsmanagement
- Rechnungsstellung & Rechnungsabschluss
- Sicherstellung fristgerechter Zahlungen
- Tracking von Nichtzahlern inkl. sauberer Übersicht
- Unterstützung im Mahn- und Eskalationsprozess
KPIs & Reporting
- Wöchentliche Aufbereitung relevanter KPIs
- Monatliche Übersicht zu Zahlungen, offenen Posten & Abweichungen
- Entscheidungsreife Daten statt Zahlenchaos
Buchhaltung & Verträge
- Daily Check neuer Verträge (Abrechnung, Raten, Zahlungsziele)
- Vorbereitung der Buchhaltung für den Steuerberater
- Unterstützung bei Kündigungen & Vertragsauflösungen
- Kundenprüfung bei Abrechnungen
⚙️ Prozesse & Systeme
- Weiterentwicklung und Optimierung bestehender Systeme
- Dokumentation von Prozessen (SOPs)
- Erkennen von Schwachstellen & saubere Lösungsvorschläge
Finanzielle Vorarbeit
- Unterstützung bei Planungs- & Forecast-Prozessen
- Vorbereitung von Finanzcontrolling-Grundlagen
- Vorarbeit für Setter / Closer (finanzielle Klarheit)
Qualifikation
Was du mitbringen musst (nicht verhandelbar)
- Hohe Zuverlässigkeit – Deadlines sind für dich verbindlich
- Sehr gute Struktur- & Zahlenaffinität
- Prozessdenken statt Aufgaben-Abhaken
- Sorgfalt, Genauigkeit, Ordnung
- Klare, sachliche Kommunikation
- Selbstständige Arbeitsweise
Du fühlst dich wohl mit Wiederholung, Kontrolle und Verantwortung.
Was nicht passt
- klassische VA-Profile
- kreative Chaos-Typen
- „Ich arbeite intuitiv“-Mentalität
- Menschen, die Konflikte oder Mahnungen scheuen
Benefits
⏱ Rahmenbedingungen
- 25–40 Stunden pro Monat
- Remote
- Klare Prozesse & Übergabe
- Bezahlte Probephase (7–14 Tage)
Bewerbungsprozess
Nach einer Vorauswahl erhältst du eine kurze Testaufgabe, die reale Aufgaben aus dem Alltag abbildet.
Bewerbung
Wenn du bis hier gelesen hast und dachtest:
„Endlich eine Rolle mit Klarheit und Verantwortung“,
dann bewirb dich mit:
- kurzem Überblick zu deinem Hintergrund
- relevanter Erfahrung im Bereich Finance / Ops / Rechnungen
- deiner aktuellen Verfügbarkeit (Std./Monat)
Über uns – HealthCreator
Gesundheitscoaches → bewusste Unternehmer:innen
Wir helfen Gesundheitscoaches, Trainer:innen und Therapeut:innen, ihr Wissen in digitale Premium-Produkte zu transformieren –
damit sie mehr Menschen helfen, ohne sich selbst zu überarbeiten oder auszubrennen.
Unsere Mission
Wir verändern den Coaching-Markt.
Wir bauen ein neues Verständnis von Coaching:
- Ergebnisse statt leere Versprechen
- ethischer Verkauf statt Manipulation
- echte Transformation statt Content-Müll
Unsere Vision:
In fünf Jahren verkauft niemand mehr einfach „Coaching“.
Sondern ermöglicht nachhaltige Veränderung –